EXCEL

DEFINICION

Excel es un software que permite crear tablas, y calcular y analizar datos. Este tipo de software se denomina software de hoja de cálculo. Excel permite crear tablas que calculan de forma automática los totales de los valores numéricos que especifica, imprimir tablas con diseños cuidados, y crear gráficos simples.

Excel forma parte de “Office”, un conjunto de productos que combina varios tipos de software para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones, y para administrar el correo electrónico.

Sugerencia: ¿por qué se llama “Office”?

Es posible que se pregunte por qué el software de hojas de cálculo y creación de documentos que usa en el hogar forma parte de un conjunto de software llamado “Office” (oficina). Existe un motivo histórico para esto. Anteriormente, el software de hojas de cálculo y creación de documentos se usaba principalmente para el trabajo. El software se combinaba en un conjunto de software para trabajo, así que se llamaba “Office”. Desde entonces, los equipos personales se han popularizado incluso en el hogar, pero el conjunto de software, que combina software de hojas de cálculo y creación de documentos, todavía se llama “Office”. Historia y versiones Microsoft comercializó originalmente un programa para hojas de cálculo llamado Multiplan en 1982, que fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en los sistemas MS-DOS perdió popularidad frente al Lotus 1-2-3. Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985, y la primera versión de Windows (numeradas 2-05 en línea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecución de entorno de Windows) en noviembre de 1987. Lotus fue lenta al llevar 1-2-3 para Windows y esto ayudó a Microsoft a alcanzar la posición de los principales desarrolladores de software para hoja de cálculo de PC, superando al también muy popular1 Quattro Pro de Borland. Este logro solidificó a Microsoft como un competidor válido y mostró su futuro de desarrollo como desarrollador de software GUI. Microsoft impulsó su ventaja competitiva lanzando al mercado nuevas versiones de Excel, por lo general cada dos años. La versión actual para la plataforma Windows es Microsoft Excel 2013. La versión actual para Mac OS X es Microsoft Excel 2011. La lista de versiones de Microsoft Excel que han sido lanzadas al mercado para Microsoft Windows son: Año - Versión •          1985 - 01 (Solo para MAC) •          1987 - 02 (Microsoft Excel 2.0) •          1990 - 03 (Microsoft Excel 3.0) •          1992 - 04 (Microsoft Excel 4.0) •          1993 - 05 (Microsoft Excel For NT) •          1995 - 06 (Microsoft Excel 1995) •          1997 - 07 (Microsoft Excel 1997) •          1999 - 08 (Microsoft Excel 2000) •          2001 - 09 (Microsoft Excel XP) •          2003 - 10 (Microsoft Excel 2003) •          2007 - 11 (Microsoft Excel 2007) •          2009 - 12 (Microsoft Excel 2010) •          2013 - 13 (Microsoft Excel 2013) •          2013 - 14 (Microsoft Excel 365) A principios de 1993, Excel se convirtió en el objetivo de una demanda por otra empresa que ya tenía a la venta un paquete de software llamado "Excel" en el sector financiero ya que era un producto muy competitivo en el Mercado. Como resultado de la controversia, Microsoft estaba obligada a hacer referencia al programa como "Microsoft Excel" en todos sus comunicados de prensa oficiales y documentos jurídicos. Sin embargo, con el tiempo esta práctica ha sido ignorada, y Microsoft aclaró definitivamente la cuestión cuando se adquirió la marca del otro programa. Microsoft alentó el uso de las letras XL como abreviatura para el programa; el icono del programa en Windows todavía consiste en una estilizada combinación de las dos letras. La extensión de archivo por defecto del formato Excel puede ser .xls en versiones anteriores o iguales a Excel 2003 (11.0), .xlsx para libros de Excel regulares en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0), .xlsm para libros de Excel preparados para macros en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0)2 o .xlsb para libros de Excel binarios en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0). Excel ofrece una interfaz de usuario ajustada a las principales características de las hojas de cálculo, en esencia manteniendo ciertas premisas que pueden encontrarse en la hoja de cálculo original, VisiCalc: el programa muestra las celdas organizadas en filas y columnas, y cada celda contiene datos o una fórmula, con referencias relativas ,absolutas o mixtas a otras celdas. Excel fue la primera hoja de cálculo que permite al usuario definir la apariencia (las fuentes, atributos de carácter y celdas). También introdujo recomputación inteligente de celdas, donde celdas dependientes de otra celda que han sido modificadas, se actualizan al instante (programas de hoja de cálculo anterior recalculaban la totalidad de los datos todo el tiempo o esperaban para un comando específico del usuario). Excel tiene una amplia capacidad gráfica, y permite a los usuarios realizar, entre otras muchas aplicaciones, listados usados en combinación de correspondencia. Cuando Microsoft primeramente empaquetó Microsoft Word y Microsoft PowerPoint en Microsoft Office en 1993, rediseñó las GUIs de las aplicaciones para mayor coherencia con Excel, producto insigne de Microsoft en el momento. Desde 1993, Excel ha incluido Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de programación basado en Visual Basic, que añade la capacidad para automatizar tareas en Excel y para proporcionar funciones definidas por el usuario para su uso en las hojas de trabajo. VBA es una poderosa anexión a la aplicación que, en versiones posteriores, incluye un completo entorno de desarrollo integrado (IDE) conocido también como Editor de VBA. La grabación de macros puede producir código (VBA) para repetir las acciones del usuario, lo que permite la automatización de simples tareas. (VBA) permite la creación de formularios y controles en la hoja de trabajo para comunicarse con el usuario. Admite el uso del lenguaje (pero no la creación) de las DLL de ActiveX (COM); versiones posteriores añadieron soporte para los módulos de clase permitiendo el uso de técnicas de programación básicas orientadas a objetos. La funcionalidad de la automatización proporcionada por (VBA) originó que Excel se convirtiera en un objetivo para virus en macros. Este fue un grave problema en el mundo corporativo hasta que los productos antivirus comenzaron a detectar estos virus. Microsoft tomó medidas tardíamente para mitigar este riesgo mediante la adición de la opción de deshabilitar la ejecución automática de las macros al abrir un archivo excel. FUNCIONES Las funciones Excel se definen como el conjunto de fórmulas que incorpora la aplicación Excel y que tienen por objetivo realizar cálculos predefinidos aportando únicamente los valores que se quieren calcular. El concepto de las funciones y formulas Excel lo veremos más claro con el siguiente ejemplo: Imaginemos que queremos calcular  la potencia de 3 elevado a 10, para ello tenemos dos opciones: Multiplicar en nuestra hoja de cálculo 10 veces el número 3, de tal forma que en la celda en la cual queremos obtener el resultado deberíamos escribir =3*3*3*3*3*3*3*3*3*3 Utilizar la función “POTENCIA” que viene incorporada en la aplicación Excel, de tal forma que en la celda en la cual queremos obtener el resultado deberíamos de escribir POTENCIA (3;10) Comparando ambas opciones, la método segundo nos aporta el valor deseado en el mínimo tiempo posible y sin errores, imagínate que ahora queremos conocer el valor de 2,56783 elevado a 150, sin duda la primera opción nos llevaría mucho tiempo para introducir la información, además de correr el riesgo de equivocarnos mientras tecleamos, por el contrario en la segunda opción solo deberíamos escribir la siguiente función POTENCIA (2,56783;150), en apenas 2 segundos hemos escrito la función e inmediatamente hemos obtenido el valor correcto y fiable del dato que necesitamos. Gracias a las funciones de Excel podemos realizar cálculos complejos sin necesidad de introducir formulas complejas y que nos pueden inducir a errores. Las funciones que llevan incorporadas la aplicación Excel se clasifican en las siguientes categorías: Matemáticas y trigonométricas - Son funciones que hacen referencia cálculos matemáticos como el cálculo de cosenos, tangentes, logaritmos, raices, etc... Financieras - Son funciones que facilitan el cálculo y la generación de modelos financieros, hacen referencia a formulas para el cálculo de intereses, depreciaciones, pagos, etc... Fecha y hora - Son funciones que se utilizan para el manejo y cálculo de fechas en las hojas de cálculo de Excel Estadísticas - Son funciones que incorpora la aplicación Excel para facilitar el cálculo de estudios estadísticos, son fórmulas que nos permite calcular la media, varianza, distribuciones, variaciones  Búsqueda y referencia - Son funciones que nos ayuda a manipular y encontrar información dentro de las hojas Excel. Base de datos - Son funciones que nos permiten manipular, gestionar y calcular lista de datos que se encuentren en las hojas Excel. Ingenieria - Son funciones que ayuda a la realización de cálculos referentes a ingenieria así como modelos basados en formulas utilizadas en ingenieria. Texto - Son funciones que nos permite manipular, convertir y calcular cadenas de texto, con las funciones de texto por ejemplo podemos suprimir o añadir palabras en una cadena de texto. Lógicas - Son funciones que nos permite establecer condiciones para realizar cálculos. Información - Son funciones que nos aportan información sobre los datos que contiene nuestra hoja de cálculo de excel. Definidas por el usuario - Son funciones creadas mediante macros Excel que se pueden incorporar en nuestras hojas de cálculo mediante la adición de complementos que contengan dichas funciones. Que son las macros Excel Las macros Excel es un conjunto de instrucciones programadas en la hoja de cálculo electrónica Excel, las cuales automatizan las operaciones que realiza la aplicación ofimática Excel con el objetivo de eliminar tareas repetitivas o realizar cálculos complejos en un corto espacio de tiempo y con una nula probabilidad de error. Vba es el lenguaje de programación que se utiliza para la creación de las macros Excel, vba son las siglas de Visual Basic for Applications y es un lenguaje desarrollado por Microsoft e implementado dentro de los programas informáticos de la suite Office, donde se encuentra Excel. Para entender mejor el concepto de las macros Excel imaginemos que en nuestro trabajo tenemos que escribir diariamente el valor de cambio de 1 euro por 1 dólar, para posteriormente realizar una serie de cálculos referentes a temas financieros o contables, entonces diariamente tendremos que entrar en Internet, buscar el valor de cambio, copiar y pegar el valor  en nuestra hoja Excel y realizar los cálculos oportunos. Mediante las macros Excel al apretar un botón automáticamente la aplicación Excel realizará cada una de las operaciones descritas anteriormente por nosotros, dando el resultado fiable en apenas 1 segundo. En el anterior ejemplo si realizásemos este trabajo de manera manual podemos decir que invertiríamos 10 minutos, que al cabo del año supondría 3300 minutos,  equivalente a casi 7 días laborables dedicados a realizar esta operación, ¿Qué pasaría si se tuviese que realizar este tipo de trabajo diariamente pero con una gama de 50 monedas  diferentes?, ¿estaría dispuesto a dedicarse íntegramente el día completo a realizar esta tarea repetitiva sabiendo que con una macro Excel se puede realizar en apenas 1 segundo y con una nula probabilidad de error?. Pero para que Excel haga estos trabajos por usted es necesario que le digamos como, en este momento es cuando interviene VBA, podemos decir que VBA es el interlocutor por el cual nos comunicamos con Excel, Vba es el lenguaje de programación de las Macros Excel. Existen 2 maneras de realizar Macros en Excel: Mediante el uso de la grabadora de Macros. Mediante el uso del lenguaje VBA para programar a Excel La primera de las opciones es la más fácil, dado a que solo requiere apretar al botón grabador de macros y realizar el conjunto de operaciones que queramos que se repitan, una vez finalizado guardamos la macro grabada con el nombre que queramos. Cada vez que queramos ejecutar esta macro tendremos que apretar el botón ejecutar macro y seleccionarla. Esta primera opción es la más fácil de usar pero es la que presenta más limitaciones, dado a que solo ejecutará una vez la tarea grabada así como no utilizará  toda la potencia del lenguaje VBA. La segunda opción requiere del conocimiento y práctica del lenguaje de programación VBA, pero es sin duda la opción más potente en cuestión de desarrollo de aplicaciones, cualquier cosa que se nos ocurra puede realizarse mediante el uso de VBA, desde una aplicación compleja hasta la automatización de tareas repetitivas de nuestra hoja de cálculo Excel. EXTENSIONES Las extensiones de Excel hacen referencia al conjunto de letras en las que puede terminar el nombre de un fichero, las cuales identifican al fichero como un documento que puede ser ejecutado y procesado mediante la aplicación ofimática Excel. En el campo de la informática, las extensiones de un archivo o documento se conocen como el conjunto de letras que se ubican al final del nombre del archivo y tienen por objeto identificar el tipo de archivo para que el sistema operativo reconozca la aplicación con la que debe ejecutar dicho archivo. En el presente artículo se recopila, explica y detalla el conjunto de extensiones que utiliza Excel para trabajar con las hojas de cálculo electrónicas. XLS - Extensión Excel .xls El formato .xls es la extensión Excel más conocida y extendidas en las hojas de cálculo electrónicas generadas mediante la aplicación Excel de Microsoft. Los archivos cuya terminación acaben en .xls hacen referencia a un archivo el cual contiene toda la información (datos, formatos, gráficos, formulas, macros, etc… ) de una hoja de cálculo, la cual únicamente puede abrirse y modificarse mediante la aplicación Excel. La extensión .xls es el formato por defecto que genera la aplicación Excel desde la versión Excel 2.0 hasta la versión Excel 2003 al guardar cualquier documento u hoja de cálculo generado con dicha aplicación. XLSX - Extensión Excel .xlsx El formato .xlsx corresponde a todos las hojas de cálculos o ficheros generados con la versión Excel 2007 en adelante. Con el cambio de la extensión a partir de la versión 2007 llegaron las ventajas y los inconvenientes; Ventajas de los archivos XLSX: Menor peso o tamaño del archivo, gracias a la tecnología del XML y de compresión de archivos, se han alcanzado niveles de compresión cercanos al 80% comparados con el mismo documento guardado con extensión .xls , esto produce directamente un ahorro de espacio y ocupación del disco duro, así como unas mayor rapidez a la hora de descargar o subir a la red documentos Excel con esta extensión. Mayor nivel de información recuperable en el caso de tener archivos corruptos, dado a que el documento se guarda en ficheros diferentes los cuales contienen información por separado, por ejemplo con este nuevo tipo de extensión es posible recuperar la información de un documento pero sin el diseño (estilo y formato) de la hoja de cálculo, el mismo documento en versión .xls sería imposible recuperar tanto la información como el diseño. Desventajas de los archivos XLSX: La principal y única desventaja de la utilización de archivos XLSX es la incompatibilidad de dichos archivos al ejecutarlos con versiones anteriores a Excel 2007, esto ha creado una gran controversia dado a los grandes inconvenientes que ello conlleva, ha sido habitual como personas dentro del mismo departamento o empresa no pueden compartir ficheros Excel dado a que cada uno dispone en su ordenador de versiones Excel diferentes. Con objeto de solucionar este gran problema de compatibilidades Microsoft Office ofrece 2 alternativas posibles: Guardar el fichero generado como libro binario de Excel o libro de Excel 97-2003, ambos guardará la información creada en el formato .xls Descargando los convertidores de la página oficial de Microsoft de tal forma que convierta el archivo .xlsx en un archivo compatible con cualquier versión de Excel. XLSM - Extensión Excel .xlsm El formato .xlsm corresponde a todos las hojas de cálculos o ficheros generados con la versión Excel 2007 en adelante los cuales incluyen macros realizadas en el lenguaje vba. La principal razón de diferenciación de los ficheros XLSX con los ficheros XLSM es debido a razones de seguridad, con las versiones anteriores a Excel 2007 la existencia de macros en una hoja de cálculo era imperceptible a no ser que se tuviera habilitado los niveles de seguridad referentes a las macros, esta vulnerabilidad fue aprovechada por personas que crearon virus informáticos mediante macros Excel, infectando a ordenadores cuando abria la hoja de cálculo que contenía una macro maliciosa. Con esta nueva extensión, ahora podemos identificar que el archivo contiene alguna macro, decidiendo por nosotros mismos la posibilidad de abrir o no abrir la hoja de cálculo en función de la fiabilidad o confianza de la fuente o persona que nos ha enviado la hoja de cálculo.